A járványhelyzet alapvetően kétféle reakciót eredményezett a vállalatoknál: egyrészt sokan tervezik az irodaterület csökkentését, másrészt az átlagos alkalmazott meglehetősen pozitívan érzi magát az új helyzetben. Ez alapján kijelenthető, hogy a rugalmas munkavégzés már nem cél vagy választás kérdése, hanem hosszú távú szükségszerűség, ami az adott vállalat bérleményre fordított költséghányadát is csökkentheti.

Azonban az iroda nem csak költséget jelent, hanem a vállalatok közösségi tőkéjét, ami felbecsülhetetlen értékű. Ennek fejlesztéséhez viszont tér kell, ahol az emberek fizikailag találkoznak, hogy megvitassák a munkát, innovatív ötleteket cseréljenek egymással, válságokat oldjanak meg, vagy éppen kialakítsák a közös értékeiket.

Így akik költségcsökkentési okokból túl sok négyzetmétert adnak fel, idővel lényegesen magasabb árat fognak fizetni a közösség hiánya miatt. A közösség fenntartása nem csak a vállalatok érdeke: az odatartozás érzése egy fontos emberi szükséglet. Ugyan a munkavállalók értékelik a távmunka lehetőségét, és önálló munkavégzés szempontjából hatékonyabbnak is tartják, de az iroda szociális feladata pótolhatatlan.

Az új, hibrid munkavégzés hosszútávon is növelheti a hatékonyságot és a dolgozói elégedettséget, de ehhez szükséges a tudatos tervezés és a nyitottság a folyamatos, visszajelzés-alapú fejlődésre. Ez érinti a fizikai teret, legyen az otthon vagy az irodában, és az új munkavégzési forma operatív támogatását a megfelelő technológiákkal és munkaszervezési útmutatással, de a kollégák lelki támogatását is: a hirtelen változás frusztrációval járhat, amelyet megfelelő mentálhigiénés támogatással érdemes ellensúlyozni.

Kockázatok

Az otthoni munkavégzés három fő kockázattal jár: a munka és a magánélet egyensúlyának felborulása (a bejárás azért hasznos, mert elválasztja a munkaidőt a magánélettől); a megnyújtott munkaidő (az alkalmazottak produktívabbnak érzik magukat, napi 1,2 órával tovább dolgoznak a szokásosnál, emiatt sokan panaszkodnak azonban kimerültségre); valamint a fokozódó stressz (kiváltó okai a technikai hibák, a családon belüli frusztrációk, a munkatársi kapcsolatok hiánya, a félelem, hogy kimaradunk valamiből).

Az otthoni és irodai munka közötti választás helyett ezért összetett, egymásra épülő megoldások kellenek. Nem az számít, ki, mikor és honnan dolgozik, hanem az, hogy mindenki pontosan tudja, hogy mit és mikorra kell elvégeznie. A négyzetméterben mért terület csökkentése is szükséges része lehet a hibrid munkahelyi stratégiának, de az aszinkron és az elosztott együttműködés jelenti az előrelépést.

Az ideális munkavégzés legfontosabb szempontjai

Az ideális munkavégzés meghatározásakor több tényezőt kell figyelembe vennünk.

Terület

A termelékenység és a jóllét érdekében egyensúlyt kell kialakítani, felosztani az alkalmazottakat az otthoni és irodai területek között. Szükség esetén választhatunk egy harmadik módszert (hub & spoke, vagy küllő architektúra), egy további munkaterületet a központi iroda és a magánlakás között – ez lehet például egy rugalmasan bérelt iroda.

Technika

Az otthoni iroda ma gyakran duplikált iroda, ami fenntarthatatlan állapot a termelékenység, a jólét szempontjából. Bővíteni kell az online jelenlétet, illetve meg kell vizsgálni, hogy az egyes munkavállalók és a szervezet egésze eléggé felkészült-e technikailag.

Társas viselkedés

Minden szervezet kialakítja a saját munkamódszerét, ahogy minden ember a saját életmódját. Nem könnyű megváltoztatni a régi, meggyökeresedett szokásokat, munkastílusokat. A változások türelmet és jó útmutatást igényelnek.

„Az új, hibrid munkavégzés hosszútávon is növelheti a hatékonyságot és a dolgozói elégedettséget, de ehhez szükséges a tudatos tervezés és a nyitottság a folyamatos, visszajelzés-alapú fejlődésre. Ez érinti a fizikai teret, legyen az otthon vagy az irodában, és az új munkavégzési forma operatív elősegítését a megfelelő technológiákkal és munkaszervezési útmutatással, de a kollégák lelki egészségét is: a hirtelen változás frusztrációval járhat, amelyet proaktív mentálhigiénés támogatással érdemes ellensúlyozni” – összegezte a tapasztalatokat Szabó Eszter, a CBRE Magyarország munkakörnyezeti stratégiáért és változásmenedzsmentért felelős tanácsadója.